Le bien-être, l’efficacité et la productivité au travail passent avant tout par l’environnement dans lequel nous travaillons et l’organisation de notre bureau.
Le 21 mars est la journée mondiale du rangement du bureau. Profitons de cette journée pour passer à l’action et ranger notre bureau au travail, en télétravail ou notre bureau personnel ou familial à la maison.
Le bureau est souvent un espace délaissé, nous en avons partout, nous ne nous y retrouvons plus, nous passons beaucoup de temps à chercher des papiers ou documents importants.
Cleaning day en entreprise
L’organisation d’un cleaning day en entreprise permet de se poser et de consacrer un temps donné au rangement de son bureau. Je vous conseille pour cela de planifier une date pour l’ensemble des salariés concernés, sur une période de plus faible activité.
Trier, classer, détruire ou encore faire de l’espace seront les maîtres-mots de cette démarche d’optimisation des bureaux, documents et archives en entreprise afin d’améliorer le bien-être au bureau des salariés.
Certains collaborateurs ayant aujourd’hui peu de documents papiers, ce temps dédié peut tout autant s’appliquer au tri numérique.
Cette journée ou demi-journée doit être préparée et accompagnée afin de :
- donner à chacun des outils et méthodes pour trier et désencombrer tiroirs et accessoires, bannettes de documents, placards et étagères, mais aussi ordinateurs,
- mettre à disposition des solutions de classement et d’archivage adaptées,
- partager les bonnes pratiques de tri et de conservation des documents dans le respect des durées légales de conservation des documents en entreprise.
Le rangement de son bureau en télétravail
1/3 des salariés pratiquent régulièrement le télétravail en 2022. Il y également plus de 3 millions de freelances et entrepreneurs en France qui travaillent depuis leur domicile.
Désormais notre bureau se situe là on nous installons notre ordinateur portable. Il est donc primordial de choisir à son domicile un emplacement adapté, en retrait de toute distraction, ordonné et organisé afin de disposer d’un espace de travail propice à la concentration. Le désordre favorise la dispersion des pensées et accroît la charge mentale.
Je vous conseille l’aménagement d’un espace plutôt minimaliste composé de votre ordinateur portable, d’un pot à crayon, de vos principaux dossiers et d’un trieur vous permettant de classer par thématiques vos documents. Il est également important de disposer d’un lieu ressource de classement sur des étagères, dans un placard… Si vous ne disposez pas d’un bureau dédié et fixe, prévoyez une petite caisse permettant de regrouper et de déplacer chaque soir vos supports de travail dans une pièce annexe afin de ne pas encombrer la pièce de vie.
Le rangement du bureau personnel ou familial et le tri des papiers
Je vous conseille de trier, recycler et jeter un maximum (accessoires de bureaux et documents) et ne conserver que ce qui est important. Pour les papiers, vous pouvez vous référer aux durées légales de conservation des documents.
Je préconise également de mettre en place un circuit des documents à la maison
- Définir un lieu de dépôt unique des papiers
- Aménager un lieu de classement, dans des boîtes porte-revues par exemple avec des chemises thématiques
Afin de maintenir l’organisation en place, pensez à mettre en place une routine de tri et de classement.
“La magie du rangement au travail”
Ce livre co-écrit par Marie Kondo et Scott Sonenshein est source d’inspiration. Il apporte une multitude de conseils et méthodes pour ranger et organiser son espace de travail, améliorer les performances, gagner en efficacité et redonner du sens au travail.
Il aborde les questions du tri matériel et du tri numérique, de la gestion du temps, de la priorisation des réunions et du bien-être au travail…
Vous souhaitez en savoir plus, bénéficier de conseils ou d’un accompagnement, contactez-moi, le rendez-vous diagnostic est gratuit.